Resumen del libro de David Allen que te enseña a usar GTD método de productividad personal, creado por el autor para hacer más productivos a altos ejecutivos de los Estados Unidos, te dejo un breve resumen del autor y el resumen de su libro.
GTD: Getting Things Done (Resolviendo las cosas)
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El Arte de hacer que las cosas sucedan (David Allen)
GTD es un método para ser más productivo y el libro de David Allen te enseña cómo aplicarlo.
El autor y creador del método quiere que tu vida se potencie haciendo que con este método tu vida sea más fácil de manejar.
Introducción al tema: La psicóloga rusa Bluma Zeigarnik observo el comportamiento de los meseros a la hora de hacer su trabajo y su comportamiento en el restaurante, vio que los meseros tienen la habilidad de acordarse de ordenes complejas y entregarlas de manera correcta sin problema alguno.
Los meseros son capaces de cerrar las cuentas a una velocidad rápida luego de que los comensales la pidieran con esto cierran el ciclo y se enfocan en otros pedidos, lo interesante ocurre cuando un comensal que ya pagó su cuenta vuelve a hacer algún reclamo al mesero, este cliente ya no está en el sistema del mesero (tarea concluida) lo que hace que a este se le dificulte volver a conectar con la información que ya dio por cerrada.
Este efecto se llamó el efecto Zeigarnik, la teoría nos indica: que nuestra energía mental es atraída por los ciclos abiertos (tareas incompletas) y una vez cerrados (tarea concluida) estos salen de nuestra cabeza.
Al hecho: El autor al desarrollar el GTD llamó a las tareas inconclusas Circuitos Abiertos que serían aquellas cosas que atraen nuestra atención por no estar en su debido lugar, estos pueden ser tareas complejas como terminar el hambre en África o tareas pequeñas como poner un sobre en el correo.
El punto del libro es que aprendas a manejar los circuitos abiertos de manera eficiente, aunque tengas cientos de ellos, esto te hará más productivo.
Para este cometido es GTD= Getting Things Done (Resolviendo las cosas) te enseña a lidiar con los circuitos abiertos para aumentar tu productividad valga la redundancia.
Cada circuito abierto debe tener un lugar propio en tu cerebro, estar organizado y ser archivado de manera que lo saques de tu cabeza temporalmente y cando lo necesites sepas que de qué manera esta catalogado. GTD te presenta un sistema de priorización de tareas, de tal manera que te pongas a actuar en la actividad más importante en el momento indicado; este sistema se divide en 4 etapas y vamos por ellas a continuación.
Etapa 1: Recolección de la Información
El paso inicial para adoptar el GTD es reunir todas las tareas y actividades que están haciendo que tu enfoque se vaya a Estambul, debes escribirlas en algún lugar donde puedas acceder a ellas de forma fácil por ejemplo: Evernote, el blog de notas de tu tableta o tu móvil, yo me descargue una app para hacer esto la cual les dejare un enlace en el blog del podcast.
Es importante que saques todas las tareas pendientes de tu cabeza y las plasmes en la lista absolutamente todas, desde la lista del mercado hasta el obsequio que le regalaras a tu amiga en su cumpleaños, una vez saques de tu mente las tareas incompletas y las que tienes planeadas hacer, debes asegurarte en ir eliminando aquellas que ya cumples y hacer una limpieza cada día.
Lo crucial de esta etapa es anotar todo y no dejar cabos sueltos lo que necesitamos es sacar de nuestra cabeza aquellas cosas que nos tienen desenfocado.
Si no puedes acceder al blog descárgate una app para listas (en la parte final de este articulo), personalmente me parece mejor llevar la lista en tu móvil ya que lo tenemos en las manos casi todo el día.
Resumen etapa 1: Escribe todas tus tareas por hacer y las inconclusas en una lista que se llamará sistema de recolección esto para sacar de tu cabeza las cosas por hacer y de esta manera mantener tu enfoquen en lo importante.
Etapa 2: Procesamiento de la información
No es posible muchas veces mantener nuestra lista libre de tareas ya que siempre pueden aparecer tareas por hacer y abrir nuevos circuitos, de hecho hay tareas que no podrás realizar de manera inmediata como viajar de aquí a dos años esto estorba en la lista, para esto procesaremos la información para mantener a raya nuestra lista y tener todo organizado en 6 pasos que te expondré a continuación.
Paso 1.- Debes identificar el tipo de tarea (Ítem) saber con precisión la tarea encomendada es básico, identificar qué es esta tarea, Hará la selección de prioridad más fácil y sabrás que paso dar para cerrar el circuito.
Paso 2.- Identifica si necesitas hacer algo con esa tarea, no todas las tareas necesitan ser hechas y tal vez te toca delegar unas cuantas.
Aquí identificaras las tareas basuras y las desecharas, las tareas que debas hacer en un futuro puedes agendarlas en otra lista o poner algunas tareas como tips que te servirán en un futuro.
Debes terminar este paso con una lista de tareas que requieren una atención inmediata.
Paso 3.- Aquí debes escoger que tareas debes realizar, aquellas que puedes ejecutar de manera inmediata, si la tarea es sencilla nos vamos al paso 4 de lo contrario algunas tareas necesitan varios pasos para cerrarse.
Aquí con las tareas que necesitan muchos pasos crearemos una nueva lista llamada proyectos, en ellas haremos un proyecto (Alquilar un departamento) y las subtareas que necesitas (ir a la inmobiliaria), estas subtareas las trasladaremos a la lista principal y cada vez que tengas un nuevo proyecto harás lo mismo.
Repaso: tenemos hasta ahora tres listas, la principal, la de algún día y la de proyectos.
Paso 4.- Si puedes realizar una tarea en menos de dos minutos hazla de inmediato, agendar una cita o dar un consejo lo puedes realizar de manera rápida por tal motivo la puedes hacer de inmediato y así cierras circuitos que mantendrán libre tu mente.
Haz las tareas pequeñas que no necesitan mucha dedicación para limpiar tu lista.
Paso 5.- Si ya seleccionaste las tareas fáciles y rápidas ahora tocan las complejas pero primero debes ver si estas tareas las puedes delegar, piensa si eres la mejor persona para hacer esa actividad si no es así delégala.
Si decidiste delegar debes agendar la fecha para ver su progreso, si decidiste hacerla tu debes llevarla a lista de próximas acciones.
La lista de próximas acciones son tareas puntuales de preferencia debes cerrarla al inicio del día para ser lo mas productivo posible tu día.
Paso 6.- Organizaremos nuestra lista de próximas acciones en dos pasos uno el contexto en el cual se desarrollarán y el otro según la prioridad.
Ejemplo de contexto seria la oficina de 8-10 como ser: responder e-mail, todas las actividades que se llevarán a cabo en la oficina deben estar agrupadas por contexto del lugar.
Por prioridad aquí debes sopesar las actividades son más importantes basado en la urgencia de la actividad como lo hace la matriz de Eisenhower la cual te dejaré un gráfico en el blog.
Ahí tenemos los pasos a seguir para la etapa 2
Micro resumen: tenemos ahora cuatro listas una de actividades para hacer algún día, el otro de circuitos abiertos, la otra de proyectos y la ultima que es de próximas acciones.
Etapa 3.- Ejecutar
Aquí debes tomar acción una vez hecha tu lista de próximas acciones, debes tener en cuenta que las tareas delegadas te pueden tomar un tiempo de tu día debes tomar en cuenta ese tiempo en tu agenda.
A lo largo del día habrá circuitos abiertos rodando en tu cabeza estos los debes colocar en tu lista de circuitos abiertos para ir por ellos en otro momento.
Etapa 4.- Análisis y revisión de tu rutina
De aquí en adelante solo queda revisar continuamente nuestra lista de circuitos y mantenerlos en marcha con estos consejos que nos da el autor:
- Nuevo contexto: Siempre que estés en un nuevo contexto es necesario revisar nuestra lista de próximas acciones, verás que puedes trabajar en tus prioridades, aunque cambies el contexto del lugar.
- Revisión diaria: Al empezar el día debes revisar y agendar tu día en base a las prioridades si tienes que hacer ajustes debes hacerlos sin titubear.
- Revisión semanal: Es fundamental mantener tu lista de prioridades y de circuitos revisadas para que sea funcional sigue estos consejos.
- Vaciar tu lista de circuitos abiertos. Saca de ella el máximo de tareas posible.
- Revisa tu lista de proyectos. Saca los concluidos, revisa si alguno ya no tiene la importancia que tenía y añade si hay nuevos.
- Limpia tu lista de próximas acciones. Transfiere las que no concluiste a esta semana nueva, traspasa de la lista de circuitos abiertos y mantén al día tu lista de próximas acciones para poder organizarte mejor.
Para llevara a cabo el GTD debes formar hábitos estos hábitos se encargarán de automatizar el proceso, cuesta tiempo llevar a cabo todo este sistema pero te aseguro que vale la pena, tu organización aumenta exponencialmente y tu nivel de estrés baja sustancialmente.
El próximo resumen será para adoptar hábitos, los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
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